Jak zorganizować dobrą konferencję?

Zorganizowanie konferencji to wcale nie takie łatwe zadanie, jakby mogło się nam wydawać. To wyzwanie, które powinniśmy przekazać w ręce specjalistów i osób, które się na tym po prostu znają. Trudno jest bowiem przygotować coś, czym wcześniej w ogóle się nie zajmowaliśmy, prawda? Organizacja konferencji to jedna z usług firm, które w tego typu działaniach są specjalistami. To właśnie oni dokładają wszelkich starań, by stworzyć w pełni udane spotkanie. W tym celu angażują oni wiele sił, a także środków i pracę wielu ludzi, aby całość mogła wyglądać tak, jak chce tego sam organizator. Oczywiście wiadomo, iż każda konferencja ma inny wymiar i inaczej wygląda, ale zawsze najważniejszy jest efekt końcowy i pełne zadowolenie wszystkich uczestników. Jak więc do tego podejść, aby konferencja zapewniła każdemu pełną satysfakcję?

 

Podstawą jest przemyślana koncepcja

 

Jeśli robimy coś bez ładu i składu i zupełnie nie zastanawiamy się nad tym, jak to wszystko ma wyglądać, to nie możemy się dziwić, że całość nie wygląda tak, jak tego chcemy. Należy bowiem zadbać o to, aby stworzyć dobrą koncepcję konferencji i przemyślane działanie. Planowanie to priorytet, aby organizacja konferencji nie okazała się zbyt trudnym zadaniem i by na końcu każdy otrzymał to, na czym tylko mu zależy. Podstawą jest odpowiedzenie sobie na pytania – po co taka konferencja, w jakim celu, dla kogo i gdzie? Tak naprawdę każde takie zapytanie to klucz do tego, by móc stworzyć konferencję, jaką tylko chcemy. Wiadomo, iż każda konferencja wygląda zupełnie inaczej, gdyż w każdym przypadku o zupełnie inne kwestie się rozchodzi. Coś innego zorganizujemy dla lekarzy, coś innego dla bankowców, a coś zupełnie innego dla nauczycieli. Zupełnie inny charakter będzie miała organizacja konferencji w przypadku spotkania dla dwudziestu osób, a inne dla dwustu osób. Każdy przypadek jest inny i każdy należy rozłożyć na czynniki pierwsze, dlatego też im lepsze rozwiązania i pomysły, tym większa szansa, że wszystko będzie w 100% udane! 

 

Kosztorys, scenariusz i plan działania

 

Jeśli mamy już koncepcję, wiemy ilu będzie uczestników i jaki profil zyska taka konferencja, kolejnym bardzo ważnym elementem jest opracowanie scenariusza i wykonanie kosztorysu, tak, aby sprawdzić, czy możemy sobie na takie coś pozwolić, czy nasz budżet będzie się mieścił w tym wszystkim i czy scenariusz pozwoli nam przygotować wszystko tak, jak chce tego sam organizator. Na pewno organizacja konferencji nie jest zadaniem łatwym i nie każdy jest w stanie sobie z tym poradzić tak, jakby tego chciał. Zatrudniając specjalistów, można jak najbardziej otrzymać to, co jest w naszej głowie i co z teorii, zostanie zamienione w praktykę. Jeśli dana firma przygotowuje nam kosztorys, należy wziąć pod uwagę wszelkie, najmniejsze nawet wydatki, tak abyśmy mogli otrzymać końcową sumę, jaką za takie przedsięwzięcie zapłacimy. Jeśli zaś chodzi o scenariusz, to należy punkt po punkcie zawrzeć wszelkie elementy takiego spotkania, by wiedzieć czasowo, ile to będzie trwało i co będzie po sobie następowało. Organizacja konferencji to przede wszystkim zadowoleni uczestnicy i chcą oni dokładnie wiedzieć, jaki będzie przebieg całego spotkania.

 

Wybór lokalizacji

 

To, gdzie taka konferencja będzie miała miejsce ma naprawdę ogromne znaczenie. Kiedy więc wszystko planujemy, to właśnie nad miejscem należy skupić się w sposób szczególny. Wiadomo bowiem, że wybór lokalu to priorytet, by móc w ogóle cokolwiek przygotowywać. W tej kwestii organizacja konferencji to właśnie poszukiwania lokalu, sprawdzenie możliwości danego pomieszczenia, przemyślenie całego działania. Wiadomo, iż jeśli na konferencji ma być sto osób, nie można tego zorganizować w małej sali, gdzie trudno będzie w ogóle pomieścić taką ilość krzeseł, a co dopiero zadbać o komfort wszystkich uczestników. Dobrze jest sprawdzić kilka miejsc, porównać je pod względem ceny i możliwości i dopiero wtedy wybrać takie rozwiązanie, które okaże się być po prostu najlepsze. 

 

Wybór odpowiednich podwykonawców

 

Jeśli organizacja konferencji ma być działaniem na najwyższym poziomie, należy zadbać tak naprawdę o każdy, najmniejszy nawet detal i szczegół. Jeśli zatrudniamy osobę, która specjalizuje się w organizacji, ona jedynie załatwia formalności, dowodzi całością przedsięwzięcia, planuje, jest w kontakcie z każdą z osób, które są pomocne przy tym wydarzeniu. Oczywiście słowo jedynie nie do końca jest tutaj na miejscu, gdyż taka osoba jest tak naprawdę mózgiem całego działania i ona wpływa tak naprawdę na wszystko. Bez niej nawet najlepsze firmy nie byłyby w stanie w całości przygotować takiego wydarzenia. Organizator ma więc za zadanie wynająć podwykonawców, którzy będą odpowiedzialni za dane zadania. Wybór firmy cateringowej, oświetlenie, nagłośnienie. Każdy element ma tak naprawdę znaczenie i każdy trzeba dokładnie wziąć pod lupę, by całość mogła wyjść perfekcyjnie. To stanowi priorytet i na tym właśnie należy w pełni się skupić.