Organizacja imprez – co trzeba wiedzieć? Zorganizowanie imprezy firmowej lub uroczystości rodzinnych na świeżym powietrzu albo w zamkniętym pomieszczeniu wymaga od organizatora przemyślanego pomysłu. O czym należy pamiętać podczas organizowania wydarzenia? O tym dowiesz się poniżej.
Na czym polega zorganizowanie imprezy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami „imprezą” określa się formą spotkań jednorazowych albo cyklicznych. Imprezy można podzielić według różnych kryteriów. Podczas ich zorganizowania należy wziąć pod uwagę miejsce realizacji imprezy oraz czas jej trwania. Przed przygotowaniem imprezy warto zastanowić się nad jej celem, dekoracją miejsca, gromadzeniem nagród oraz upominków dla uczestników. Jeśli to konieczne, to również należy pamiętać o uzyskaniu niezbędnych pozwoleń wymaganych prawem.
Jaki jest cel imprezy?
Zanim zabierzesz się za zorganizowanie imprezy, zastanów się, co chcesz przez nią osiągnąć. W przypadku uroczystości firmowej, może mieć ona wpływ na zwiększenie sprzedaży w Twojej firmie, zbudowanie określonego wizerunku. Postaraj się również wpasować organizowanie imprezy w kontekście marketingowym. Bez większego zastanowienia oraz zorganizowanie wydarzenia na ostatnią chwilę, impreza firmowa może nie przynieść pożądanych efektów. Natomiast celem zorganizowania uroczystości rodzinnej może być pogłębienie więzi pomiędzy członkami rodziny.
Jak wybrać miejsce organizowanego wydarzenia
Dobranie miejsca organizowanego wydarzenia jest zależne od jego charakteru, celu oraz od tego, kto jest zaproszony. Możesz zorganizować imprezę firmową w siedzibie firmy, w lokalu lub wynajętym namiocie. Z kolei, uroczystość rodzinną możesz przygotować w zaciszu własnego domu. Na etapie planowania miejsca, przygotuj listę kilku pomysłów. Pozwoli Ci to wybrać to, które będzie dostosowane do Twoich oczekiwań.
Na co warto zwrócić uwagę podczas wybierania terminu imprezy?
Podczas wybierania terminu wydarzenia, weź pod uwagę święta Bożego Narodzenia, jak i Wielkanoc oraz wszystkie pozostałe dni wolne od pracy. Sprawdź również czy w terminie, który Ci odpowiada nie są zaplanowane inne wydarzenia, w których mogą uczestniczyć zaproszeni przez Ciebie goście. Pamiętaj też o tym, że planowanie uroczystości należy do czasochłonnych uroczystości. Dlatego musisz zarezerwować miejsce, termin oraz dodatkowe atrakcje z wyprzedzeniem. Sporo czasu może zająć Tobie również uzyskanie niezbędnych pozwoleń.
Korzystniej jest zorganizować imprezę samodzielnie czy zlecić to?
Zorganizowanie wydarzenia jest czasochłonne i może wymagać posiadania specjalistycznej wiedzy. Jeśli będzie to utrudniać Tobie prowadzenie firmy, wtedy zleć to specjalistom, którzy zajmują się tym w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Dobrym rozwiązaniem jest wynajęcie konsultanta, który znajdzie dla Ciebie oferty ochrony imprezy, dekorowania sali, czy też sprzątania. Wyszuka dla Ciebie ofertę agencji eventowej, jeśli będziesz potrzebował rozbudowanej techniki: nagłośnienia, dodatkowego oświetlenia, jak i sceny.
O czym należy pamiętać przed zorganizowaniem imprezę masowej?
Imprezą masową definiuje się wydarzenie, na którym znajduje się duża liczba uczestników w miejscu, w którym odbywa się. Przygotowanie imprezy masowej jest możliwe po uzyskaniu niezbędnych pozwoleń oraz spełnieniu szeregu wymogów. Do uzyskania pozwolenia potrzebne jest zezwolenie, które wydaje wójt, burmistrz albo prezydent miasta.
Jakie wymogi formalne powinien zawierać wniosek o pozwolenie na zorganizowanie imprezy masowej?
Organizując imprezę, musisz najpóźniej na 30 dni przed planowanym wydarzeniem złożyć wniosek. Dokument powinien zawierać: dane organizatora imprezy, dane osób uprawnionych do występowania w imieniu organizatora, dane kierownika ds. bezpieczeństwa, informacje dotyczące miejsca i czasu imprezy, informacje dotyczące przewidywaną liczbę uczestników, jak i informacje dotyczące tego, czy impreza jest płatna czy też darmowa. Do wniosku musisz dołączyć: opinie o niezbędnych środkach do zabezpieczenia imprezy wydane przez komendanta policji, komendanta Państwowej Straży Pożarnej, opinię Państwowego inspektora sanitarnego, graficzny plan obiektu albo terenu, oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody, lokalizacji hydrantów, dojścia i rozchodzenia się publiczności oraz informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych. Niezbędne jest również dołączenie regulaminu obiektu wraz z informacją o sposobie udostępniania go uczestnikom imprezy masowej, program oraz regulamin imprezy, pisemna instrukcja określająca zadania służby porządkowej.
A może impreza zwykła?
Za imprezę zwykłą wydarzenie podczas, którego liczba uczestników nie przekracza liczby określonej w ustawie dla imprezy masowej. Może być przygotowana wyłącznie dla dzieci i młodzieży albo sportowców niepełnosprawnych. Impreza zwykła może być przygotowana w przestrzeni otwartej lub w budynku zamkniętym.
Jakie atrakcje warto wybrać podczas imprezy?
Przygotowana impreza wcale nie musi być nudna, a możliwości jej urozmaicenia jest wiele. Należą do nich: muzyka na żywo, gry plenerowe, , talent show, wspólne gotowanie. Wybierając atrakcje, weź pod uwagę, to jakie oczekiwania mogą mieć Twoi goście. Do zorganizowania jakiejkolwiek imprezy potrzebujesz dobrego planu, czasu oraz mnóstwa pozytywnej energii.
